2008 6 月 | プライバシーマーク取得日記

2008年06月25日

システム構成図を作成！

次はシステム構成について把握していきましょう。ハードウェア一覧、ソフトウェア一覧は個人を基準とした作業環境の把握になりますが、会社を基準とした作業環境の把握と考えるとよいでしょう。

ウィルスやファイル交換ツールによる個人情報漏洩などが多くなってきていますが、依然、サーバなどへの不正アクセスも後を絶たない状況です。一旦、個人情報を漏洩してしまえば、企業の信用に関わりますし、年々、巧妙になるウィルスや不正アクセスなどに対応できる高度なセキュリティも要求されています。作業環境の把握が個人情報保護の重要事項であることを記載しましたが、サーバやネットワーク構成を含めたシステム構成の把握もまた同様であることを認識してください。

まずは、プロジェクト一覧を活用し、プロジェクトごとにサーバやネットワーク構成を調べていきます。システム担当者を中心に調査をすすめていきますが、同時にサーバやネットワークのセキュリティ施策や、アクセスログについても調べてください。また、すでにシステム構成図が作成されている場合には、書面と実状に差異がないかを確認するようにしてください。

プロジェクトに関するシステム構成だけではなく、社内のシステム構成も調べてください。社内で使用しているウェブサーバ、メールサーバ、データベースサーバ、ファイルサーバなどのほか、ネットワーク構成、ネットワークのアクセス制限などについても調べてください。

後程、リスク想定と対策で使用しますので、もれのない詳細なシステム構成図を作成するようにしてください。

※次回は、「リスク想定と対策」についてご紹介します！

2008年06月18日

プロジェクト一覧を作成！

個人情報といっても、顧客情報や得意先から預かる個人情報だけではありません。管理部が管理する自社の社員情報、住所変更届け、営業部が管理する顧客情報、キャンペーン応募者リスト、システム開発案件で開発部が預かる得意先の個人情報などもあります。まず、自社で取扱っている個人情報を特定していきましょう。

個人情報を特定するにあたりやってはいけないことが、個人情報の取扱いがあるにもかかわらず、個人情報の取扱いがないとすることです。個人情報保護とは、個人情報の取扱いを適正に行っていくことだけでなく、事前に個人情報に対するリスク対策を行っていけるかにもかかってきます。個人情報の取扱いがないとしてしまった場合、事前のリスク対策が行えないままに放置され、気づいたときは個人情報が漏洩していたということも考えられます。

作業を進めるにあたり、プロジェクト一覧を作成し、次に個人情報を特定していきます。個人の記憶に頼ってやみくもに個人情報を洗い出していくのではなく、プロジェクト一覧を作成し、部署間でプロジェクトのチェック、プロジェクト担当者間で作業内容、個人情報のチェックをすることで、個人情報をもれなく特定していくことができます。

【プロジェクト一覧例】

• 期間
• 得意先名
• プロジェクト名
• 主な作業内容
• 担当者

個人情報一覧を作成！

では、作成したプロジェクト一覧から、個人情報を特定していきましょう。単に○○プロジェクトで取得したキャンペーン応募者リストなどとしていけばよいのでしょうか。

個人情報を取扱う上で大切なことは、個人情報の取得、移送、利用、保管、消去までのライフサイクルを特定し適切に管理運用を行っていくこと、また、個人情報の内容、利用目的、形態、件数、保管場所などを明確に把握することです。

個人情報ごとにライフサイクル、管理運用方法、データ内容は異なるものです。個人情報ごとにブレイクダウンしつつ、個人情報の特定作業をすすめていくとよいでしょう。もちろん、プロジェクト担当者間のチェックも忘れずに行ってください。

【個人情報一覧例】

• 入手日
• 得意先名
• プロジェクト名
• 担当者
• 個人情報の内容
• 個人情報の項目
• 利用目的
• 入手方法
• 形態
• 件数
• 保管場所
• バックアップの有無
• 保管期間
• 消去方法
• 破棄日

※次回は、「システム構成図の作成」についてご紹介します！

2008年06月11日

作業環境に依存する!?

「営業部の社員が、住所変更届を提出しました。管理部の担当者が、社員一覧を変更し、保存しました。」という個人情報を利用する場面がありますが、みなさんはどのようなイメージを頭に浮かべるでしょうか。「バインダーにはさまれた社員一覧を書きかえて、ロッカーで保管する」、それとも「パソコンで社員一覧ファイルを開き、住所を修正し、上書保存する。」なのでしょうか。個人情報に限らず、さまざまな事務作業をパソコンで行うことが多くなってきているのではないでしょうか。

では、パソコンが突然壊れてしまったら、社員一覧はどうなってしまうでしょうか。当然、住所変更作業もできませんし、データが壊れてしまい、社員一覧ファイルがなくなってしまうこともあるかもしれません。このように、個人情報が作業環境に依存する場面も多くなってきています。

作業環境の把握が重要！

誰がどのパソコン・OSを使っているか、誰がどのソフトウェア・ウィルス対策ソフトを使っているかなど、作業環境を把握していくことが、個人情報保護を行う上で重要事項なのです。

ウィルス対策ソフトの更新作業を怠ったため、流行しているウィルスに対応することができず、ウィルスにソフトウェアの脆弱性を攻撃され、個人情報が漏洩してしまったなどのケースもあります。作業環境を把握していれば、事前対策を促すこともできますし、いざという時にも即座に対応でき、二次災害を防止することもできます。

では、どのようにしていけばよいかといいますと、ハードウェア一覧、ソフトウェア一覧などの作業環境を把握するための資料を作成し、担当者による一元管理を行っていくことをおすすめします。ソフトウェアを管理することで、不正コピーの防止、ファイル交換ソフトの抑止などにもつながります。また、ガイドラインとして、コンピュータウイルス対策基準、ソフトウエア管理ガイドラインもありますので、こちらも参照してみてください。

【ハードウェア一覧例】

• 利用開始日
• 利用終了日
• 利用者名
• OS/バージョン
• ライセンス番号

【ソフトウェア一覧例】

• 利用開始日
• 利用終了日
• 利用者名
• ソフトウェア名/バージョン
• ライセンス番号

【コンピュータウイルス対策基準/ソフトウエア管理ガイドライン】

http://www.meti.go.jp/policy/netsecurity/law_guidelines.htm

※次回は、「個人情報の特定」についてご紹介します！

2008年06月04日

個人情報保護方針を公表しよう！

個人情報保護に取組んでいることを社内外に示すため、個人情報保護方針を作成していきます。個人情報保護方針ではなく、プライバシーポリシー、個人情報の取扱いについて、個人情報への取組みについてなどと表記しているところもあります。

「JIS Q 15001:2006」(3.2 個人情報保護方針)に規定されているa)～f)項目を含む、個人情報保護方針を策定します。個人情報保護方針には、個人情報保護に取組んでいることを社内外に示す目的もありますので、社会的背景、業務との関連性、具体的な個人情報保護への取組みなども記載するとよいでしょう。そのほか、社長名、制定日、改定日も記載するようにしてください。

個人情報保護方針が完成したらまずは社内周知を、そしてホームページや会社案内に掲載して社外に周知するようにしてください。大事なことは、企業の社会的責任として、個人情報保護への姿勢を社内外に宣言することです。

※次回は、「作業環境の把握」についてご紹介します！