■作業環境を把握しよう！

2008年06月11日

作業環境に依存する!?

「営業部の社員が、住所変更届を提出しました。管理部の担当者が、社員一覧を変更し、保存しました。」という個人情報を利用する場面がありますが、みなさんはどのようなイメージを頭に浮かべるでしょうか。「バインダーにはさまれた社員一覧を書きかえて、ロッカーで保管する」、それとも「パソコンで社員一覧ファイルを開き、住所を修正し、上書保存する。」なのでしょうか。個人情報に限らず、さまざまな事務作業をパソコンで行うことが多くなってきているのではないでしょうか。

では、パソコンが突然壊れてしまったら、社員一覧はどうなってしまうでしょうか。当然、住所変更作業もできませんし、データが壊れてしまい、社員一覧ファイルがなくなってしまうこともあるかもしれません。このように、個人情報が作業環境に依存する場面も多くなってきています。

作業環境の把握が重要！

誰がどのパソコン・OSを使っているか、誰がどのソフトウェア・ウィルス対策ソフトを使っているかなど、作業環境を把握していくことが、個人情報保護を行う上で重要事項なのです。

ウィルス対策ソフトの更新作業を怠ったため、流行しているウィルスに対応することができず、ウィルスにソフトウェアの脆弱性を攻撃され、個人情報が漏洩してしまったなどのケースもあります。作業環境を把握していれば、事前対策を促すこともできますし、いざという時にも即座に対応でき、二次災害を防止することもできます。

では、どのようにしていけばよいかといいますと、ハードウェア一覧、ソフトウェア一覧などの作業環境を把握するための資料を作成し、担当者による一元管理を行っていくことをおすすめします。ソフトウェアを管理することで、不正コピーの防止、ファイル交換ソフトの抑止などにもつながります。また、ガイドラインとして、コンピュータウイルス対策基準、ソフトウエア管理ガイドラインもありますので、こちらも参照してみてください。

【ハードウェア一覧例】